Ratkaisutarina — Poliisilaitos
Asiakaspalvelun tiedotus järjestykseen — oikea tieto oikeaan aikaan odottajille.
Suomalainen poliisilaitos ratkaisi vuosia pohditun tiedotushaasteen Fiscal Info TV -järjestelmän avulla. Asiakkaat saavat tarvitsemansa tiedot odottaessaan, henkilökunta saa omat tiedotteensa omille näytöilleen — yhdellä järjestelmällä.
Toimiala
Poliisilaitos
Näyttöjä
10 infonäyttöä
Käyttö
Laajennus
Tarve
Viestinnän kehittäminen — asia jota oli pohdittu jo pitkään
Poliisilaitoksella oli tunnistettu tarve kehittää sisäistä ja asiakasviestintää jo vuosia ennen Fiscal InfoTV -järjestelmän käyttöönottoa. Aiemmin kartoitettu vaihtoehto ei täyttänyt asetettuja vaatimuksia, joten asia jäi odottamaan sopivaa ratkaisua.
Kun asia otettiin uudelleen esille vuonna 2010, tutustuttiin Fiscalin ratkaisuun. Yksi keskeinen vaatimus oli selkeä: tietoturvan näkökulmasta datan tuli pysyä omilla palvelimilla (ei ulkopuolisessa pilvipalvelussa) ja erillään operatiivisesta toiminnasta. Toinen vaatimus oli yksinkertaisuus: järjestelmän piti olla niin kevyt, että henkilöstö ottaa sen omakseen ilman pitkää opettelua.
”
Parasta Fiscal Info TV -järjestelmässä on, että näytettävä tieto on meidän omilla koneillamme. Toinen aivan yhtä tärkeä tekijä on järjestelmän keveys ja helppo käytettävyys.
Ratkaisu
Kymmenen näyttöä, kaksi kohderyhmää, yksi järjestelmä
Poliisilaitoksella on käytössä yhteensä 10 infonäyttöä. Kaksi niistä on suunnattu asiakkaille asiakaspalvelutilassa, loput palvelevat henkilökunnan sisäistä tiedotusta. Molemmat toimivat saman hallintajärjestelmän kautta, mutta näyttävät täysin eri sisältöä.
Asiakasnäytöt — odotustilassa
→ Aukioloajat ja niiden muutokset
→ Luettelot tarvittavista asiakirjoista eri tilanteissa (esim. passi, ajokortti)
→ Yleisohjeet asiointia varten
→ Muu asiakkaille suunnattu yleistieto
Henkilökunnan näytöt — sisäinen tiedotus
→ Kokousajat ja palaveritiedotteet
→ Avoimet virat ja rekrytointi-ilmoitukset
→ Uusien henkilöiden esittelyt
→ Muut ajankohtaiset sisäiset asiat
Poliisilaitokselle kriittinen vaatimus täyttyi: kaikki näytettävä tieto säilyy organisaation omilla koneilla. Ei ulkoisia pilvipalveluja, ei riippuvuutta ulkopuolisesta infrastruktuurista. Tämä ratkaisi tietoturvahuolet, joiden takia edellinen selvitys oli jäänyt kesken.
Ratkaisun osat:
10 infonäyttöä
Kaksi asiakaspalvelutilassa, loput henkilökunnan käytössä. Sama hallintajärjestelmä, eri sisällöt.
Data omilla palvelimilla
Kaikki tieto pysyy organisaation omassa infrastruktuurissa — ei ulkoisia pilvipalveluja.
Kevyt, selainpohjainen hallinta
Sisältöjen päivitys onnistuu ilman IT-osaamista. Materiaalia on helppo lisätä, asiat esitetään lyhyesti ja ytimekkäästi.
Suomenkielinen järjestelmä ja tuki
Järjestelmä ja tuki täysin suomeksi ja englanniksi kynnys käyttöön on pienempi, perehdytys helpompaa.
Mitä tämä mahdollistaa
Tiedotuspaine purettu — asiakkaat ja henkilökunta tyytyväisiä
Kun tiedotteet ovat näytöillä automaattisesti, henkilökunnan ei tarvitse toistaa samoja ohjeita suullisesti jokaiselle asiakkaalle. Asiakkaat saavat tarvitsemansa tiedon jo odottaessaan ja myös henkilökunnan keskinäinen tiedonvälitys on parantunut merkittävästi.
”
Tiedonvälitys on henkilöstön kesken parantunut ja helpottunut. Tieto saadaan mielenkiintoisesti esille, eikä sitä tarvitse erikseen hakea mistään. Materiaalia on helppo liittää ja asiat ovat esillä lyhyesti ja ytimekkäästi.
- Asiakkaat saavat tarvitsemansa asiakirja- ja ohjetiedot jo odottaessaan — ennen tiskille pääsyä
- Henkilökunta saa sisäiset tiedotteet omille näytöilleen ilman erillistä etsimistä
- Sisältöä päivitetään helposti — kuvat, tekstit ja ajastukset ilman IT-tukea
- Vanhentunut tieto huomataan välittömästi: kun näyttöjä seurataan, palaute tulee saman tien
- Järjestelmä on laajennettu useampaan toimipisteeseen alkuperäisen käyttöönoton jälkeen
”
Aiemmin ei vastaavaa systeemiä ole ollut käytössä. Nyt sen puuttuminen varmaan huomattaisiin välittömästi. Ihmiset ovat jo tottuneet tiedotteisiin ja palaute vanhentuneesta tiedosta tulee saman tien. Se tarkoittaa sitä, että näyttöjä seurataan!
Käytetyt Fiscal Info TV -ominaisuudet:
Selainkäyttöinen hallinta
Sisältöjen ajastus
Data omilla palvelimilla
Kahden kohderyhmän näytöt
Palvelu
Nopea tuki — myös silloin kun kyseessä ei ole varsinainen ongelma
”
Palvelu on ollut erityisen hyvää. Varsinaisia ongelmia ei ole ollut, mutta normaalitilanteessakin vastaus on tullut lähes saman tien!
Suomalaisella toimittajalla on myös symbolinen merkitys: kun järjestelmä on suomenkielinen ja tuki toimii äidinkielellä, kynnys ottaa yhteyttä on pienempi — niin perehdytystilanteessa kuin arjen kysymyksissä.
”
Onhan suomenkielinen järjestelmä aina helpompi käyttää ja opastaa henkilöstölle. Kynnys paneutua asiaan on peruskäyttäjälläkin pienempi kun asia hoituu äidinkielellä.
Kenelle sopii
Samankaltainen ratkaisu sopii, jos…
Tämä toteutusmalli on erityisen toimiva julkisen sektorin organisaatioille, joissa tietoturva on keskeinen vaatimus ja tiedottamisen tarve jakautuu selkeästi asiakkaisiin ja henkilökuntaan.
Fiscal InfoTV -järjestelmä voidaan toimittaa täysin omaan infrastruktuuriin ilman ulkoisia pilvipalveluja. Tämä on usein ratkaiseva tekijä viranomaisille ja muille tietoturvavaatimuksia noudattaville organisaatioille.
Kiinnostaako vastaava ratkaisu?
Kerro tarpeestanne ja suunnitellaan yhdessä teille sopiva toteutus.
Fiscal Oy · 30+ vuoden kokemus · suomen- ja englanninkielinen tuki